Etant de plusieurs ordres, les enjeux de la GED ; l’acronyme pour désigner la Gestion Electronique des Documents ; représentent une véritable chance pour les structures qui peinent cependant à la mettre en place. Elles peuvent cependant ne pas gérer seules cette transformation.
GED : pourquoi est-ce si important pour les entreprises ?
Quand on examine en quoi consiste la GED, certaines étapes peuvent sembler familières : trier, récoler, organiser, classer. Ce sont exactement les mêmes que pour les documents papier qui en sont parfois à l’origine.
C’est là que le bât blesse car le plus souvent, les entreprises n’ont pas le temps de procéder à ces différentes étapes dans des pièces qui renferment parfois, au bout de quelques années, des dizaines de milliers de documents papier.
Pourtant, comme la durée de valeur juridique (ou probatoire) n’est pas la même pour tous, il convient de le faire régulièrement pour ne pas se sentir débordés mentalement et physiquement par des informations devenues obsolètes voire qui contiennent des erreurs.
En effet, il n’est pas rare de modifier des tarifs, de changer de produit, de gamme, de conserver un ancien fichier client. Or, en consultant des documents contenant de mauvaises informations, cela peut être source d’erreurs et qui sait quelle décision peut être prise alors ?
Véritable atout dans la gestion de l’entreprise, une GED bien maitrisée permet de réduire les coûts (notamment de papier, de classeur, d’encre pour l’imprimante et donc de maintenance pour cette dernière…), mais aussi une économie de temps. Des études démontrent qu’un salarié peut passer beaucoup de temps (bien entendu censé être productif) pour chercher une information dans un document papier.
Je souhaite mettre en place une GED dans mon entreprise : comment faire ?
Avoir accès en continu aux informations par le biais de son ordinateur ou de son smartphone, y compris quand on se trouve en déplacement, archivage réglementaire et sécuritaire ; puisque soumis à de nombreuses normes strictes, la GED représente également un enjeu écologique puisque chaque entreprise grâce à ce processus est en capacité de réduire son empreinte carbone.
Ces bonnes nouvelles cependant n’éclipsent pas une certaine réalité partagée par de nombreux entrepreneurs. Ils n’arrivent pas à trouver le temps de trier et de numériser leurs archives papier ; véritable socle d’une GED réussie.
C’est pourquoi bon nombre d’entre eux font le choix de passer par des entreprises d’archivage pour ces différentes tâches. Cette externalisation leur permet de se consacrer à l’essentiel, mais aussi de rester maitres de ce processus afin de trouver le système qui leur convient et peut être adopté par tous les salariés au besoin.
Autre atout que permet une gestion électronique, au contraire d’une gestion purement sous format papier : le fait de pouvoir déterminer des niveaux d’accréditation afin d’accéder ou pas à des données sensibles, selon les salariés et leur poste.
Ce que peu de professionnels savent également c’est qu’ils ne sont pas obligés de conserver sur site leurs documents papiers. Il leur est cependant demandé de pouvoir toujours les présenter en cas de besoin. Pour répondre à cela, certaines entreprises d’archivage proposent de conserver dans les meilleures conditions les documents papier des entreprises, ce qui permet alors de libérer de la place.
Ce type de service intéresse principalement les grands groupes qui, au fil des années accumulent les documents dans une pièce voire deux.
Au vu du prix des mètres carrés surtout dans certaines régions de France, pouvoir récupérer de la place peut s’avérer primordial et peut dans certains cas, éviter des déménagements qui semblaient être la seule solution pour pouvoir installer un nouveau bureau.