Les chefs d’entreprise entendent souvent parler de la durée de conservation de leurs documents. Celle-ci est changeante, selon les papiers. Mais quels documents d’archives sont concernés par cette obligation légale et est-ce compliqué d’adopter une politique efficace d’archivage.
Archivage : quels documents conserver ?
Parmi tous les papiers qu’une entreprise peut produire ou recevoir, tous, heureusement, ne sont pas à conserver, même si certains peuvent présenter un intérêt pour le fonctionnement de l’activité.
Nous ne parlons ici que des papiers ayant une valeur probatoire, au regard de la loi. On peut le comprendre, un document émis à des fins publicitaires, ne peut pas faire l’objet d’une demande par une instance légale.
Par contre, les bilans financiers ou même les contrats d’embauche des salariés peuvent être exigés, pour vérification ou contrôle.
Ainsi, les documents civils et commerciaux doivent être conservés entre deux et trente ans. Une garantie pour un bien fourni auprès d’un particulier aura la durée probatoire la moins longue, alors que le contrat d’achat d’un bien immobilier devra être gardé pendant trois décennies. D’autres documents sont à conserver 3 ans ou encore 10 ans.
Il en va de même pour les pièces comptables, les documents fiscaux, les documents dits sociaux (inhérents au fonctionnement habituel d’une société commercial) ou encore les papiers relatifs à la gestion du personnel. Dans toutes ces catégories, la durée de conservation oscille entre 3 et 6 ans.
Faire le tri de tous ces documents, sans se tromper, pour gagner de la place, peut donc se révéler très compliqué. Le chef d’entreprise est-il donc condamné à archiver sans relâche ou peut-il obtenir de l’aide pour gérer ses archives ?
Archivage efficace : comment faire, en entreprise ?
Le meilleur conseil que l’on puisse donner à un futur ou jeune entrepreneur est de prendre la pleine mesure de la valeur des archives. Prendre le temps, dès la création, de réfléchir à une méthode de classement et s’y tenir de façon drastique, chaque semaine, peut sembler tout à fait judicieux.
Pour les chefs d’entreprise qui n’ont pas eu ce réflexe, il n’est jamais trop tard pour bien faire, même après des années d’activité. Vous pouvez remonter vos manches, acheter des boîtes de rangement et vous armer de patience.
Mais vous pouvez aussi solliciter l’expertise d’une société d’archivage pour effectuer ce travail à votre place. Aucune chance d’égarer ou de détruire un document important, en passant par elle. Les agents qui vont se déplacer dans votre entreprise vont trier et ranger de façon efficace tous les documents qui seront encore en cours de validité. Pour les autres, ils s’assureront de la sécurité qui entoure leur destruction.
Ils peuvent même se charger de numériser tous vos documents, pour une gestion au quotidien plus efficace. La loi sur la transition numérique est en marche et les entrepreneurs ont tout à gagner en anticipant sur les prochaines étapes, après la digitalisation des factures clients.
Le stockage de toutes vos données sera alors fait sur le support le plus adapté au regard de votre mode de fonctionnement, mais aussi de la somme de documents que votre entreprise génère au quotidien.